Trả lời ngắn: khi hỗ trợ khách bằng ngôn ngữ bạn không nói, hãy mở một phòng Talkniva, gửi liên kết cho khách, nói câu ngắn và đọc lại từng mã yêu cầu, số tiền, thời hạn trước khi cúp máy. Sau đó gửi bản tóm tắt bằng văn bản; nếu có đồng nghiệp tiếp nhận, hãy đưa cho họ các dữ kiện đã ghi sẵn.
Vấn đề
Công việc hỗ trợ xoay quanh những chi tiết cụ thể: mã yêu cầu, đơn hàng, số tiền, ngày hạn xử lý. Khi khách nói ngôn ngữ khác, đây chính là những chi tiết dễ thất lạc nhất, và cuộc gọi kết thúc trong khi hai bên không chắc đã thống nhất điều gì.
Nói chuyện trực tiếp với khách qua giọng nói được dịch ngay lập tức là một trợ lực, nhưng cách bạn kết thúc cuộc gọi còn phụ thuộc vào quy trình quanh nó: lời mở đầu, các chi tiết cần chốt, lúc nào chuyển ca và lời kết.
Cuộc gọi qua 4 bước
1. Mở đầu bằng một câu chào cố định
Tạo phòng, gửi liên kết trước cuộc gọi, rồi mở đầu theo một kịch bản cố định để khách biết chuyện gì đang diễn ra. Ví dụ: “Xin chào, tôi là [tên] của [công ty], liên quan đến yêu cầu số [mã]. Chúng ta đang gọi có dịch trực tiếp nên tôi sẽ nói câu ngắn. Xin anh/chị cho biết đã xảy ra chuyện gì.” Khách không cần tài khoản hay cài đặt gì: chỉ cần mở liên kết, chọn ngôn ngữ và vào phòng.
2. Chốt chi tiết bằng lời
Bốn thứ không bao giờ được để ngầm hiểu: mã yêu cầu hoặc mã đơn hàng, số tiền, ngày hoặc thời hạn, và tên sản phẩm hay gói dịch vụ. Đọc từng mục thật chậm, đọc lại một lần và nhờ khách xác nhận. Dùng phụ đề như kênh thứ hai để kiểm tra chính tả và các chữ số.
3. Xác định ai nhận việc tiếp theo
Trước khi hứa điều gì, hãy cân nhắc xem mình có tự giải quyết được hay không. Nếu không, hãy nói thẳng: “Tôi sẽ chuyển việc này cho [bộ phận hoặc đồng nghiệp], họ sẽ liên hệ với anh/chị trước [ngày].” Ghi lại các dữ kiện đã thu thập để người tiếp nhận không phải hỏi khách nhắc lại từ đầu.
4. Kết thúc bằng đọc lại, rồi ghi ra giấy
Khép cuộc gọi bằng lời nhắc lại: “Để xác nhận, chúng ta đã thống nhất [việc cần làm] trước [ngày]. Như vậy đúng không ạ?” Talkniva không ghi âm hay lưu cuộc gọi, âm thanh, video hoặc bản ghi lời thoại, vì vậy phiếu hỗ trợ là hồ sơ của bạn. Hãy ghi kết quả vào phiếu và gửi khách một bản tóm tắt ngắn ngay trong ngày.
Chi phí
Bạn mua trước một gói giờ khách. Không có gói đăng ký, không có dùng thử miễn phí, và đồng hồ chạy theo khách trong cuộc gọi: cuộc gọi 30 phút với một khách tiêu tốn 30 phút. Các gói hiện có nằm ở trang bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Khách hàng có phải cài gì để vào cuộc gọi hỗ trợ không? Không. Khách bấm vào liên kết của bạn trong trình duyệt, chọn ngôn ngữ và vào cuộc gọi luôn; không phải tạo tài khoản hay tải về thứ gì.
Talkniva hỗ trợ những ngôn ngữ nào cho cuộc gọi hỗ trợ? Talkniva dịch giọng nói trong 13 ngôn ngữ: tiếng Anh, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Pháp, Đức, Ý, Nhật, Hàn, Trung, Nga, Hindi, Indonesia và tiếng Việt. Xem thêm tại danh sách ngôn ngữ được hỗ trợ.
Cuộc gọi hỗ trợ có bị ghi âm không? Không. Talkniva không ghi âm hay lưu cuộc gọi, âm thanh, video hoặc bản ghi lời thoại. Hãy ghi kết quả vào phiếu hỗ trợ và xác nhận lại với khách bằng văn bản.
Mức sử dụng được tính như thế nào? Gói được trả trước và lượng tiêu hao đi theo số khách đang hoạt động trong cuộc gọi. Một khách trong 30 phút dùng 30 phút. Không có gói đăng ký và không có dùng thử miễn phí.
Nếu khách đang ở sẵn trong cuộc họp Teams, Meet hoặc Zoom thì sao? Có tính năng tích hợp beta: bạn dán liên kết cuộc họp và thông dịch viên của Talkniva vào với tư cách người tham gia. Do còn là bản beta, tính năng có thể chưa ổn định. Hãy báo trước rằng sắp có thông dịch viên tham gia và cho vào từ phòng chờ nếu có.
Sẵn sàng cho cuộc gọi hỗ trợ tiếp theo?
Tạo phòng dịch trực tiếp, gửi liên kết và xử lý cuộc gọi hỗ trợ kế tiếp bằng một ngôn ngữ khác.
Đọc thêm
Nguồn
[1] Các ngôn ngữ Talkniva hỗ trợ: 13 ngôn ngữ (truy cập ngày 1 tháng 11 năm 2026). [2] Trang bảng giá Talkniva: đơn vị sử dụng, các gói và mức tiêu hao theo từng khách đang hoạt động (truy cập ngày 1 tháng 11 năm 2026).